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　　成都活動(dòng)策劃會(huì )議作為人們議事、溝通交流、優(yōu)化決策的一種普遍形式。已被越來(lái)越多的機關(guān)、企事業(yè)單位廣泛利用。秘書(shū)人員學(xué)會(huì )如何高效、有序做好會(huì )務(wù)工作，顯得尤為必要。會(huì )務(wù)工作是指會(huì )議的組織、保證和服務(wù)工作。開(kāi)展會(huì )務(wù)工作，一般需要會(huì )議的領(lǐng)導者、參加者和服務(wù)者三方面努力配合，共同促進(jìn)會(huì )議取得實(shí)效。

　　會(huì )務(wù)工作的繁簡(jiǎn)，與會(huì )議的內容、級別有一定關(guān)系。一般來(lái)說(shuō)，會(huì )議越大、規格越高、內容越重要，會(huì )務(wù)工作的內容就越多，難度就越大。 小型會(huì )議，發(fā)個(gè)通知，確定時(shí)間、地點(diǎn)，做好記 錄即可，會(huì )務(wù)工作非常簡(jiǎn)單;某些決策性會(huì )議，人數雖少，卻十分重要，必須認真對待;大型和特大型會(huì )議，會(huì )務(wù)工作內容較為繁雜，必須成立 專(zhuān)門(mén)的會(huì )務(wù)工作組來(lái)做好組織、籌備工作。

　　會(huì )前超前籌措，精心準備 “凡事預則立，不預則廢?！币胱龊脮?huì )務(wù)工作，必須有目標、有計劃、有分析、有論證，準備充分。從某種程度上說(shuō)，會(huì )務(wù)工作的成效，很 大程度上取決于會(huì )議前期準備工作的細化程度。具體應做好以下幾方面的工作：

　　1.快速確認會(huì )議主題，確認會(huì )議需要的配套物料，盡可能減少工作量;

　　2.合理控制會(huì )議成本用有限制的經(jīng)費舉行精彩的會(huì )務(wù)活動(dòng)，但經(jīng)費需要合理控制，預留出一定的彈性空間為會(huì )務(wù)突發(fā)事件做好準備;

　　3.安排合理的會(huì )議行程及會(huì )務(wù)安排，給到與會(huì )者舒適的參會(huì )體驗;

　　4·設定合適的邀約范圍，為會(huì )務(wù)活動(dòng)能夠給到合適的參會(huì )人員定制一些主題內容，使得與會(huì )者不會(huì )出現閑狀;

　　5.做好會(huì )議材料準備，一般要準備好兩方 面材料：一是做好參會(huì )領(lǐng)導講話(huà)稿、總結材料、 會(huì )議報告等主旨文件材料的起草工作，二是做好 會(huì )議文件材料的復制及分裝工作。

　　6.做好會(huì )場(chǎng)管理，會(huì )場(chǎng) 的布置，包括主席臺的布置，與會(huì )人員座次席的 安排以及為烘托渲染氣氛所做的會(huì )場(chǎng)裝飾，具體 依會(huì )議性質(zhì)及會(huì )議要求而定。會(huì )場(chǎng)布置以簡(jiǎn)單、 大方、熱烈、烘托主題、節儉為宗旨。

　　8.活動(dòng)策劃做好會(huì )議行政事務(wù)性工作。這主要包括做 好與會(huì )人員的迎送、用車(chē)、食宿、后勤保障、醫 療、參觀(guān)訪(fǎng)問(wèn)、文化生活等安排。這些工作須在 與參會(huì )者充分溝通的前提下提前準備，并細化至 每個(gè)人，由專(zhuān)人負責。